Fonctionnalités de l’OnBase GED
L’OnBase GED est une solution de gestion électronique de documents qui permet aux entreprises de gérer et d’organiser efficacement leurs informations. En centralisant tous les documents au même endroit, l’OnBase GED facilite l’accès aux données et améliore la productivité des équipes.
Les fonctionnalités de l’OnBase GED sont variées et répondent aux besoins des entreprises en matière de gestion documentaire. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés :
- Numérisation et capture de documents : L’OnBase GED permet de numériser et de capturer des documents physiques pour les intégrer dans le système.
- Indexation et classification : Les documents sont indexés et classifiés de manière à faciliter leur recherche ultérieure.
- Stockage et archivage sécurisé : Les données sont stockées de manière sécurisée et peuvent être archivées selon les besoins de l’entreprise.
- Workflow automatisé : L’OnBase GED propose des workflows automatisés pour simplifier les processus de validation et de collaboration.
- Sécurité des données : La solution garantit la confidentialité et l’intégrité des données grâce à des mesures de sécurité avancées.
En résumé, l’OnBase GED est un outil puissant pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion documentaire. Grâce à ses fonctionnalités avancées, elle permet de centraliser, organiser et sécuriser efficacement les informations essentielles à l’activité de l’entreprise.
Gestion de contenu
L’OnBase GED, abréviation de Gestion Électronique de Documents, est une solution logicielle permettant de gérer, organiser et stocker de manière centralisée tous les documents d’une entreprise. Concrètement, il s’agit d’une plateforme numérique facilitant la gestion efficace de l’information au sein de l’organisation.
Fonctionnalités de l’OnBase GED :
Gestion de contenu :
- Centralisation des documents : tous les fichiers sont regroupés et accessibles en un seul endroit, facilitant ainsi leur recherche et leur consultation.
- Indexation avancée : possibilité d’attribuer des mots-clés, des tags ou des catégories aux documents pour une recherche rapide et pertinente.
- Versioning : suivi des différentes versions d’un même document pour garantir l’intégrité et la traçabilité des informations.
- Sécurisation des données : gestion des droits d’accès pour contrôler qui peut consulter, modifier ou supprimer les documents.
Ces fonctionnalités offertes par l’OnBase GED contribuent à l’optimisation des processus internes, à la réduction des tâches administratives et à une meilleure collaboration au sein de l’entreprise. En exploitant pleinement les capacités de cet outil, les organisations peuvent améliorer leur productivité et leur efficacité dans la gestion de l’information.
Indexation automatisée
L’OnBase GED est un outil de gestion électronique de documents qui permet de stocker, organiser et gérer efficacement toutes les données et documents d’une entreprise. Mais quelles sont ses principales fonctionnalités ?
L’une des fonctionnalités clés de l’OnBase GED est l’indexation automatisée des documents. Grâce à des algorithmes avancés, le système est capable d’analyser le contenu des documents et d’attribuer automatiquement les mots-clés pertinents pour faciliter la recherche ultérieure.
Workflow intégré
L’un des points forts de l’OnBase GED est son workflow intégré. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent définir des processus métier automatisés et rationalisés. Les tâches sont assignées automatiquement, les délais sont respectés, et les notifications sont envoyées aux différentes parties prenantes. Cela permet d’optimiser l’efficacité opérationnelle et de réduire les risques d’erreurs.
En utilisant le workflow intégré de l’OnBase GED, les entreprises peuvent suivre et contrôler chaque étape de leurs processus métier, de la capture des documents à leur archivage final. Cette approche centralisée facilite la collaboration entre les équipes, en assurant une meilleure visibilité et traçabilité des activités.
Cas d’utilisation de l’OnBase GED
L’OnBase GED est une solution de gestion électronique de documents proposée par Hyland, un leader dans le domaine des logiciels de gestion. Cette plateforme permet aux entreprises de stocker, organiser et accéder facilement à leurs documents numériques, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité de leurs processus.
L’un des principaux cas d’utilisation de l’OnBase GED est la centralisation des documents. En regroupant tous les fichiers et informations au même endroit, les équipes peuvent collaborer plus efficacement et éviter les pertes d’informations. Cela permet également de simplifier les recherches et de garantir la conformité aux réglementations en vigueur.
Grâce à l’OnBase GED, les entreprises peuvent automatiser leurs flux de travail et optimiser leurs processus documentaires. Cela se traduit par des gains de temps significatifs, une réduction des erreurs et une meilleure traçabilité des actions effectuées. Les tâches répétitives peuvent ainsi être automatisées, libérant du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
En utilisant l’OnBase GED, les entreprises peuvent également renforcer la sécurité de leurs documents. Grâce à des autorisations d’accès personnalisées, il est possible de contrôler qui peut consulter, modifier ou supprimer chaque document. De plus, les sauvegardes régulières garantissent la protection des données en cas de sinistre.
Archivage électronique
L’OnBase Gestion Electronique de Documents (GED) est un outil puissant utilisé par de nombreuses entreprises pour centraliser, gérer et sécuriser leurs documents numériques. Mais en quoi consiste réellement cette solution et quels sont ses cas d’utilisation ?
Archivage électronique :
L’un des principaux cas d’utilisation de l’OnBase GED est l’archivage électronique. Grâce à cette fonctionnalité, les entreprises peuvent stocker de manière organisée et sécurisée l’ensemble de leurs documents numériques. Cela permet un accès rapide et simplifié à l’information, tout en garantissant sa confidentialité.
Gestion des documents contractuels
L’OnBase GED est un logiciel de gestion électronique de documents qui permet aux entreprises de stocker, organiser et gérer efficacement leurs informations et documents en version numérique. Cette solution offre de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion des données et améliorer la productivité des équipes.
Un des cas d’utilisation principaux de l’OnBase GED est la gestion des documents contractuels. Cette fonctionnalité permet de centraliser et d’organiser tous les contrats et documents légaux de l’entreprise de manière sécurisée. Les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux informations nécessaires, garantissant ainsi la conformité aux réglementations en vigueur.
Gestion des processus métiers
Lorsqu’il s’agit de gestion électronique de documents (GED), l’OnBase est une solution incontournable. Mais en quoi consiste exactement cette GED ?
L’OnBase GED est une plateforme logicielle qui permet aux entreprises de capturer, de gérer, de stocker, de partager et de supprimer des documents et des informations de manière électronique. Elle joue un rôle crucial dans la numérisation et la centralisation des documents, facilitant ainsi leur recherche, leur consultation et leur archivage.
L’OnBase GED est souvent utilisée pour la gestion des processus métiers au sein des organisations. Voici quelques cas d’utilisation courants :
- Automatisation des workflows : L’OnBase permet de définir des workflows automatisés, réduisant ainsi les tâches manuelles et les risques d’erreurs.
- Archivage électronique : Grâce à sa capacité de stockage sécurisé et à long terme, l’OnBase assure la conservation des documents importants et leur conformité aux réglementations en vigueur.
- Collaboration et partage d’informations : En centralisant les documents et en facilitant leur accès, l’OnBase favorise la collaboration entre les différents acteurs d’une organisation.
En résumé, l’OnBase GED est une solution complète et efficace pour la gestion électronique de documents et la transformation digitale des entreprises.
Mise en oeuvre de l’OnBase GED
L’OnBase GED est une solution de gestion électronique de documents qui permet de stocker, gérer et partager efficacement l’ensemble des documents et des informations au sein d’une organisation. Cette plateforme offre de nombreuses fonctionnalités pour optimiser la gestion des contenus numériques.
La mise en oeuvre de l’OnBase GED nécessite tout d’abord une analyse des besoins de l’entreprise et des processus documentaires existants. Il est important de définir les objectifs à atteindre grâce à cette solution et de former les utilisateurs aux outils disponibles.
Une fois le diagnostic réalisé, il est temps de procéder à l’installation et à la configuration de l’OnBase GED en fonction des spécificités de l’entreprise. Il est essentiel de paramétrer correctement les workflows et les autorisations d’accès pour garantir une utilisation optimale de la plateforme.
La migration des données vers l’OnBase GED est une étape cruciale pour assurer la continuité des opérations. Il est recommandé de tester la solution et de procéder à des ajustements si nécessaire avant de déployer définitivement la GED au sein de l’organisation.
Enfin, la maintenance et la supervision de l’OnBase GED sont essentielles pour garantir son bon fonctionnement sur le long terme. Il est important de réaliser des audits réguliers et d’assurer la formation continue des utilisateurs pour maximiser les bénéfices de cette solution.
Configuration personnalisée
L’OnBase GED est une solution de gestion électronique de documents, conçue pour aider les entreprises à organiser, stocker et gérer efficacement leurs informations numériques. Cette plateforme offre une multitude de fonctionnalités pour faciliter la collaboration, améliorer la productivité et optimiser la gestion des documents.
La mise en œuvre de l’OnBase GED se fait en plusieurs étapes clés. Tout d’abord, il est essentiel de configurer la solution selon les besoins spécifiques de l’entreprise. Cette configuration personnalisée permet d’adapter l’OnBase GED aux processus existants et d’assurer une intégration fluide dans l’ensemble de l’organisation.
Une fois la configuration initiale effectuée, il est important de former les utilisateurs à l’utilisation de l’OnBase GED. Une formation adéquate garantit une adoption réussie de la solution et permet aux collaborateurs de profiter pleinement de ses avantages.
En outre, l’OnBase GED offre la possibilité de créer des flux de travail automatisés, d’indexer et de classer les documents de manière intelligente, et de sécuriser les informations sensibles. Ces fonctionnalités contribuent à améliorer l’efficacité opérationnelle de l’entreprise et à simplifier la gestion documentaire.
En résumé, l’OnBase GED est une solution complète de gestion électronique de documents, offrant des outils puissants pour simplifier et optimiser la gestion de l’information au sein des organisations. Sa mise en œuvre, sa configuration personnalisée et sa formation des utilisateurs sont des éléments clés pour garantir le succès de son déploiement.
Formation des utilisateurs
L’OnBase GED est une solution de gestion électronique de documents qui permet aux entreprises de capturer, stocker, gérer, partager et protéger efficacement leurs informations et documents numériques.
L’une des étapes essentielles dans la mise en œuvre de l’OnBase GED est la formation des utilisateurs. Il est crucial de former adéquatement les employés à l’utilisation de cette plateforme afin d’en optimiser les bénéfices.
- Organiser des sessions de formation pratiques et interactives pour présenter les fonctionnalités clés de l’OnBase GED.
- Insister sur l’importance de la sécurité des données et des bonnes pratiques en matière de gestion documentaire.
- Fournir un support continu aux utilisateurs pour répondre à leurs questions et les accompagner dans l’utilisation quotidienne de l’outil.
En mettant en place une formation adaptée, les entreprises peuvent garantir une adoption efficace de l’OnBase GED et maximiser son impact sur leurs processus internes.
Intégration avec d’autres systèmes
L’OnBase GED est un système de gestion électronique de documents (GED) qui permet aux entreprises de stocker, organiser et gérer efficacement leurs documents numériques. Il offre une solution complète pour la capture, la gestion, le stockage, la recherche et la consultation de documents de manière électronique. Grâce à l’OnBase GED, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, réduire les coûts liés à la gestion des documents papier, et garantir la conformité réglementaire.
La mise en œuvre de l’OnBase GED se fait étape par étape de manière progressive. Tout d’abord, il est essentiel d’évaluer les besoins spécifiques de l’entreprise en termes de gestion documentaire. Ensuite, il convient de définir les objectifs à atteindre avec l’utilisation de l’OnBase GED. Une fois ces aspects clarifiés, la mise en place de la solution peut commencer, en formant les utilisateurs et en personnalisant l’interface en fonction des besoins de l’entreprise.
L’intégration de l’OnBase GED avec d’autres systèmes existants au sein de l’entreprise est essentielle pour assurer une harmonisation des processus et une fluidité des échanges d’informations. Grâce à des fonctionnalités d’interopérabilité, il est possible de connecter l’OnBase GED à des logiciels de gestion de contenu, des applications métier, ou encore des outils de travail collaboratif. Cette intégration permet d’optimiser l’efficacité des processus de gestion documentaire et de favoriser la collaboration entre les différents services de l’entreprise.
Support et maintenance de l’OnBase GED
L’OnBase GED est une solution de gestion électronique de documents puissante et efficace qui aide les entreprises à organiser, stocker et gérer leurs informations de manière sécurisée et accessible. Grâce à l’OnBase GED, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus, améliorer leur efficacité opérationnelle et garantir la conformité aux réglementations en vigueur.
L’un des avantages majeurs de l’OnBase GED est son support et sa maintenance de qualité, assurant un fonctionnement optimal de la solution. Les clients bénéficient d’une assistance technique rapide et efficace, ainsi que de mises à jour régulières pour garantir la compatibilité et la sécurité du système.
La maintenance de l’OnBase GED comprend :
- Assistance technique : Des experts sont disponibles pour répondre aux questions des utilisateurs et résoudre tout problème technique qui pourrait survenir.
- Mises à jour : Les mises à jour régulières permettent d’ajouter de nouvelles fonctionnalités, d’améliorer les performances et de corriger les éventuels bugs.
- Formation : Des sessions de formation sont proposées pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti de l’OnBase GED et à optimiser leurs processus documentaires.
En optant pour l’OnBase GED, les entreprises peuvent donc bénéficier d’un accompagnement et d’une expertise de qualité pour garantir le bon fonctionnement de leur système de gestion électronique de documents.
Assistance technique
L’OnBase GED est une solution de gestion électronique de documents qui permet aux entreprises de stocker, organiser et gérer efficacement leurs documents numériques. Au-delà de la simple numérisation des documents, l’OnBase GED offre une gamme de fonctionnalités avancées pour faciliter la recherche, le partage et la sécurisation des informations.
Support et maintenance de l’OnBase GED
Dans le cadre de l’utilisation de l’OnBase GED, une assistance technique est souvent requise pour garantir le bon fonctionnement du système. L’équipe de support d’OnBase est disponible pour répondre aux questions des utilisateurs et résoudre les problèmes techniques qui pourraient survenir.
Assistance technique
- L’équipe d’assistance technique d’OnBase est composée d’experts formés pour offrir un support de qualité aux utilisateurs de la solution. Ils sont en mesure de répondre aux questions, de diagnostiquer les problèmes et de proposer des solutions adaptées pour garantir la continuité des opérations.
- En cas de besoin, il est possible de contacter l’assistance technique par téléphone, par e-mail ou via une plateforme en ligne dédiée. Un suivi personnalisé est assuré pour s’assurer que les problèmes sont résolus dans les meilleurs délais.
Mises à jour régulières
L’OnBase GED est une solution de gestion électronique de documents performante et complète, destinée à faciliter le stockage, la gestion et l’accès aux documents de manière efficace et sécurisée.
Support et maintenance de l’OnBase GED
Il est essentiel de bénéficier d’un support technique fiable et d’une maintenance régulière pour garantir le bon fonctionnement de l’OnBase GED et assurer sa pérennité.
Mises à jour régulières
Les mises à jour régulières de l’OnBase GED sont cruciales pour intégrer de nouvelles fonctionnalités, améliorer les performances et garantir la compatibilité avec les dernières technologies.
Gestion des incidents
L’OnBase GED est une solution de gestion électronique de documents, qui permet aux entreprises de stocker, organiser et gérer efficacement leurs informations numériques. Cette plateforme offre une multitude de fonctionnalités pour simplifier la gestion des documents et des processus.
Support et maintenance de l’OnBase GED
La maintenance de l’OnBase GED est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de la solution. Le support technique est disponible pour répondre aux questions des utilisateurs, résoudre les problèmes techniques et garantir la continuité des opérations.
Gestion des incidents
En cas d’incident, il est important de suivre une procédure spécifique pour gérer la situation efficacement. Voici quelques étapes à suivre :
- Identifier l’incident et sa gravité
- Notifier l’équipe de support technique
- Documenter l’incident et les actions entreprises
- Analyser les causes de l’incident pour éviter qu’il se reproduise